第十二章 人事檔案管理制度

一、人事檔案保管制度
□ 目 的
第一，保守檔案機密?，F(xiàn)代企業(yè)競爭中，情報戰(zhàn)是競爭的重要內容，而檔案機密便是企
業(yè)機密
的一部分。對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。
第二，維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務。
第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學有序的保管是高效利用檔
案材料
的前提和保證。
□ 人事檔案保管制度的基本內容
建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分：材
料歸檔制度；檢查核對制度；轉遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計制度。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料
進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體
位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容；最后，將新材料放入檔案。
(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。
檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀
等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤
等。
檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：
——突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后：
——對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。
——發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。
(3)轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等
原因
引起的，轉遞的大致程序如下：
①取出應轉走的檔案；
②在檔案底賬上注銷；
③填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》；
④按發(fā)文要求包裝、密封。
在轉遞中應遵循保密原則，一般通過機要交通轉遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位
在收到檔案，核對無誤后，應在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回。
(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：
①對于較大的企業(yè)，一般要設專人負責檔案的保管，應齊備必要的存檔設備。
②庫房備有必要的防火、防潮器材。
③庫房、檔案柜保持清潔，不準存放無關物品。
④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
⑤無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。

⑥離開時關燈關窗，鎖門。
(5)統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計的內容主要有以下幾項：
①人事檔案的數量。
②人事檔案材料收集補充情況。
③檔案整理情況。
④檔案保管情況。
⑤利用情況。
⑥庫房設備情況。
⑦人事檔案工作人員情況。

二、人事檔案利用制度
□ 目 的
第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中，
應遵循一定的程度和手續(xù)，這是保證檔案管理秩序的重要手段。
第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規(guī)章依據。工作人員必須按
照這些制度行事，這是對工作人員的基本要求。
□ 人事檔案利用的方式
人事檔案的利用有多種方式：
(1)設立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設在人事檔案庫房內或靠近庫房的地方，
以便調卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點，如便于查閱指導，便于監(jiān)督，利于防止泄密和丟
失等。這是人事檔案利用的主要方式。
(2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件，比如：本機關領導需要查閱人事檔案；
公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應及時
催還。
(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔
案部門按有關文件規(guī)定寫出的有關情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復制件。要求
出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。
3.人事檔案利用的手續(xù)
在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續(xù)。這是維護人事檔案完整安全的
重要保證。
(1)查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內容：首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在
報告
中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位(部門)蓋章。負責
人簽字；最后，由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核，若理由充分
，手續(xù)齊全，則給予批準。
(2)外借手續(xù)。
首先，借檔單位(部門)寫出借檔報告，內容與查檔報告相似。
其次，借檔單位(部門)蓋章，負責人簽字。
再次，人事檔案部門對其進行審核、批準。
然后，進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數、理由等填清楚，并由借檔人
員簽字。
最后，歸還時，及時在外借登記上注銷。

(3)出具證明材料的手續(xù)：單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時
，需履行以下
手續(xù)：首先，由有關單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章
；其次，人事
檔案部門按照有關規(guī)定，結合利用者的要求，提供證明材料；最后，證明材料由人事檔案部
門有關領
導審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。